Andmekaitse tingimused

VLP Keskus töötleb kliendiandmeid nii, et isikuandmete konfidentsiaalsus, andmete turvaline kogumine, edastamine ja säilitamine oleksid tagatud kasutades selleks vajalikke turvameetmeid.

Milliseid andmeid VLP Keskus kasutab?
MTÜ VLP Keskus kogub ning töötleb teenuse saajate isikuandmeid isiku identimiseks teenusele registreerimisel ja osutamisel ning kontaktandmeid teenuse osas teabe edastamiseks ja vahel ka teenuse osutamiseks (nt telefoni või videosilla teel nõustamised viirusnakkuste leviku perioodil).

Oma nõustamise töös kasutame paratamatult ka eriliigilisi isikuandmeid, seda mõne teenuste puhul juba tulenevalt seadusest, kuid vahel saame paratamatult ka nõustamistel teada tundlikku infot. Nendeks võivad olla näiteks info Sinu vaimse ja füüsilise tervise kohta, sotsiaalse võrgustiku ja selle toimimise kohta, vahel ka nt usulised ja etnilised andmed. Seda kõike ikka selleks, et toetada nõustamistel Sind parimal võimalikul viisil, lähtuvalt just Sinu soovidest ja vajadustest.

Kes pääsevad ligi Sinu andmetele?

Andmetele pääsevad ligi VLP Keskus töötajad, kes on seotud kindla kliendiga ning teatud kolmandad osapooled, kellel on seaduse järgi andmetele ligipääsu õigus. VLP Keskuse töötajate ja teatud kolmandate osapoolte vahel on sõlmitud konfidentsiaalsuslepingud, et tagada andmete kaitstus.
 
Kuidas on tagatud Sinu andmete kaitstus? 

VLP Keskus  teeb kõiki mõistlikke jõupingutusi selleks, et tagada isikuandmete turvaline kogumine, edastamine ja säilitamine. See tähendab, et kasutusele on võetud vajalikud organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmeid.

Organisatsioonisiseselt on sõlmitud meeskonnaliikmete ja kolmandate osapoolte vahel konfidentsiaalsuslepingud. Meeskonnaliikmed on juhendatud, kuidas kaitsta andmeid ning klientide andmed on ligipääsetavad vaid kliendiga seotud meeskonnaliikmetele. Kogume ja hoiustame andmeid infotehnoloogilises vahendis Pugu, kus on kasutusel kõik seaduse järgi nõutavad andmete töötlemise turvameetmed.

Kaebuste lahendamise kord

1. Kaebuste lahendamise läbiviimise eest vastutab juhatus.

2. Anonüümseid kaebusi ei menetleta.

3. Kaebus registreeritakse.

4. Kaebuse vastuvõtmine:

• Telefoni teel saadud kaebus:
Telefonikõnele vastav administraator peab küsima piisavalt andmeid, et täita kaebuste arvestamise vormi 1 ja 2 osa. Helistajat tuleb informeerida kaebuste menetlemise korrast. Telefonikõne vastu võtnud administraator annab vormi ühe tööpäeva jooksul juhatuse liikmele.

• Kirjalikult (postkast, e-mail) saadud kaebus:
kirjaliku kaebuse saab edastada füüsiliselt keskuse ruumides paigaldatud postkasti,mida tühjendatatakse juhataja poolt üks kord kuus.

• Suuline kaebus:
Kogu asutuse personal on kohustatud kaebustega seotud probleeme lahendama oma pädevuse piires. Juhul, kui vestluse käigus ei õnnestu probleemi lahendada, edastatakse see juhatusele lahendamiseks.

5. Kaebuse menetlemine:

5.1 Kaebuse menetlemine toimub üldjuhul 10-ne tööpäeva jooksul. Kui kaebuse lahendamine ei ole võimalik selle aja jooksul, siis sellest teavitatakse kaebajat. Kaebusele tuleb igal juhul vastata 30 kalendripäeva jooksul.

5.2 Kui kaebuste läbivaatamisega tegelev isik on saanud kaebekirja või kaebuse täidetud vormi, saadab ta teatise kaebuse kättesaamise ja menetlemise algatamise kohta kaebuse esitajale. Teatis peab sisaldama ka infot selle kohta, kes menetlust läbi viib ning kui vajalik, siis soovi kaebuse esitajaga vestelda.

5.3 Kaebuse läbivaataja algatab menetlemise või delegeerib selle mõnele teisele asutuse töötajale.

5.4 Menetleja selgitab kaebuse asjaolud, vajadusel võetakse seotud töötajatelt kirjalikud selgitused.

5.5 Kui kaebus on suunatud mõne asutuse töötaja vastu, tuleb talle kaebust või kaebuste registreerimise vormi näidata, et ta saaks omapoolse seisukoha välja tuua. Isikule tuleb teatavaks teha tema õigus saada abi ametiliidu poolt, kui kaebus põhjustab distsiplinaarseid aktsioone.

5.6 Kaebuse lahendamise tulemustest informeerib menetleja kaebajat kirjalikult. Juhul, kui kaebuse esitaja pole lahendusega rahul, tuleb teda teavitada tema õigusest edasi kaevata.

6. Kõik kaebuse uurimise käigus võetud seletuskirjad ja tehtud intervjuud dokumenteeritakse ning lisatakse lõpparuandele, mis peab sisaldama:

• Kaebuse täidetud vorm
• Kaebuste esitaja nimi ja kontaktandmed, seos kliendiga
• Isikute andmeid, kes on kaebusega seotud
• Kaebuse kokkuvõtet
• Tarvitusele võetud meetmeid
• Kaebusega seotud kirjavahetust
• Kaebuse seisu (lõpetatud või käigusolev, s.t. edasikaebamisel)

7. Lõpparuanne kaebuse kohta säilitatakse 2 aastat.