VLP Keskus
обрабатывает данные клиентов таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность
персональных данных и безопасный сбор, передачу и хранение данных с
использованием необходимых мер безопасности.
Какие данные использует VLP
Keskus?
MTÜ VLP Keskus собирает и обрабатывает персональные данные получателей услуг с
целью идентификации личности при регистрации и предоставлении услуги, а также
контактные данные с целью предоставления информации об услуге и иногда для
предоставления услуги (например, телефонное или видео консультирование в
периоды вирусных инфекций).
В нашей консультационной работе мы неизбежно также используем специальные типы
персональных данных, в некоторых услугах уже по закону, но иногда мы неизбежно
узнаем конфиденциальную информацию во время консультирования. Это может
включать информацию о вашем психическом и физическом здоровье, о вашем круге
общения, а иногда религиозные и этнические данные. Все это делается для того,
чтобы наилучшим образом поддержать вас во время консультаций в соответствии с
вашими желаниями и потребностями.
Кто имеет доступ к вашим данным?
Доступ к данным предоставляется сотрудникам VLP Keskus, связанным с конкретным
клиентом, и определенным третьим лицам, которые по закону имеют право доступа к
данным. Для обеспечения защиты данных между сотрудниками VLP Keskus и
некоторыми третьими лицами заключены соглашения о конфиденциальности.
Как защищены ваши данные?
VLP Keskus прилагает все разумные усилия для обеспечения безопасности сбора,
передачи и хранения персональных данных. Это означает наличие необходимых
организационных, физических и IT мер безопасности.
Между членами команды и третьими лицами заключаются внутренние соглашения о
конфиденциальности. Члены команды получают инструкции по защите данных, а доступ
к данным клиента имеют только члены команды, связанные с клиентом. Мы собираем
и храним данные в IT-инструменте Pugu, который использует все меры
безопасности, требуемые законом для обработки данных.
1. За рассмотрение
жалоб отвечает правление.
2. Анонимные
жалобы не рассматриваются.
3. Жалоба
регистрируется.
4. Принятие жалобы:
• Жалоба полученная по телефону:
Администратор,
отвечающий на телефонный звонок, должен запросить достаточно информации для заполнения
частей 1 и 2 Формы регистрации жалоб. Звонящий должен быть проинформирован о
процедуре рассмотрения жалоб. Администратор, принявший телефонный звонок,
передаст форму члену правления в течение одного рабочего дня.
• Жалоба полученная в письменном виде (почтовый ящик, электронная
почта):
Письменные жалобы
могут быть предоставлены физически в почтовый ящик, расположенный в помещении
центра, который раз в месяц опустошается управляющим.
• Жалоба полученная в устном виде:
Все сотрудники
учреждения обязаны решать проблемы, связанные с жалобами, в пределах своей
компетенции. В случае, если в результате обсуждения проблема не будет решена,
она будет передана правлению для поиска решения.
5. Рассмотрение жалоб:
5.1 Жалобы обычно рассматриваются в течение 10 рабочих дней. Если в
течение этого срока не удается разрешить жалобу, об этом будет сообщено
заявителю. В любом случае ответ на жалобу должен быть дан в течение 30
календарных дней.
5.2 После получения письма с жалобой или заполненной формы жалобы,
лицо занимающееся рассмотрением жалобы, направляет заявителю подтверждение о
получении жалобы и начале процедуры. Уведомление также должно содержать
информацию о том, кто проводит процедуру, и, при необходимости, просьбу о беседе
с заявителем.
5.3 Сотрудник, рассматривающий жалобу, инициирует рассмотрение
жалобы или делегирует его другому сотруднику учреждения.
5.4 Сотрудник, рассматривающий жалобу, объяснит обстоятельства
жалобы, при необходимости будут затребованы письменные объяснения от
вовлеченных сотрудников.
5.5 Если жалоба подается на сотрудника учреждения, ему должны
показать жалобу или форму регистрации жалобы, чтобы он мог высказать свое
мнение. Человек должен быть осведомлен о своем праве на помощь со стороны
профсоюза, если жалоба повлечет за собой дисциплинарное взыскание.
5.6 Сотрудник, проводящий разбирательство, в письменном виде информирует заявителя о результатах рассмотрения жалобы. Если жалобщик не
удовлетворен результатом, он должен быть проинформирован о своем праве подать
апелляцию.
6. Все объяснительные и интервью, взятые и проведенные в ходе расследования
жалобы, должны быть задокументированы и включены в окончательный отчет, который
должен содержать:
• Заполненную форму жалобы
• Имя и контактные данные заявителя, отношение к клиенту
• Подробную информацию о лицах, вовлеченных в рассмотрение жалобы
• Краткое изложение жалобы
• Принятые меры
• Переписку, связанную с жалобой
• Статус жалобы (закрыта или находится на рассмотрении, т.е. в
апелляции).
7. Окончательный отчет по жалобе хранится в течение 2 лет.